Sandrine, documentaliste en recherche d'emploi

PORTRAIT ROBOT DU PROFESSIONNEL DE L'INFODOC

Les sondages mis en place sur le Cepid nous renseignent de façon très efficace sur le profil type du Professionnel de l'Information et de la Documentation. En particulier, un sondage intitulé "votre avis sur les compétences et qualités des professionnels de l'Info-Doc" ...
Cela peut passer pour un lieu commun tant l'affirmation est courante dans le monde de l'info-Doc : les documentalistes et autres pros de l'ID sont altruistes et exercent généralement leur métier avec pour motivation principale le service rendu au public. Notre sondage le confirme, puisque les personnes interrogées ont choisi le plus souvent comme tâche préférée celle qui consiste à "répondre aux besoins des utilisateurs, les orienter et les former". Viennent ensuite, en bonne place dans les missions plébiscitées par tous, le fait de concevoir des systèmes d'informations, de participer à des projets de type KM, intranet, etc..., de faire de la veille, des synthèses et des recherches. Les tâches les moins appréciées sont celles liées à la conservation des documents.

Nous avons ensuite demandé aux sondés de choisir dans une liste les qualités qui leur semblaient les plus nécessaires à l'exercice de leur métier. La curiosité intellectuelle est venue se placer en première place, suivie par les "capacités d'écoute et respect de l'utilisateur". L'autonomie, la logique et la méthode, la rigueur et la capacité à s'autoformer occupent ensuite de bonnes places. A noter : bien qu'il soit notoire que l'esprit de réseau fonctionne à plein dans le milieu de l'Info-Doc, cette qualité apparaît tout en bas de la liste.

Enfin lorsque l'on demande aux sondés de quelle façon ils sont "tombés" dans les métiers de l'Info-Doc, 40 % des personnes ont choisi de parler de "l'aboutissement d'un cheminement", contre 20 % pour qui l'Info-Doc est une vocation ancienne, et le même nombre pour qui il s'agit d'une "heureuse découverte".

Un autre sondage, portant cette fois sur les salaires, nous indique de façon nette que les professionnels de l'info-doc estiment être mal rémunérés. Obtenir un meilleur salaire constitue la principale motivation à chercher un autre poste pour 31 % des sondés, et ce sont en tout 57 % des sondés qui pensent être mal payés, voire "vraiment très mal payés".

Malgré cela, lorsque l'on demande aux sondés ce qu'ils pensent de leur métier, ils démontrent une satisfaction au delà de toute espérance, puisqu'ils sont seulement 4 % à déclarer trouver leur métier répétitif et ennuyeux ou peu intéressant. Ils sont 47 % à juger leur métier "varié et plaisant" et 38,4 % à l'estimer "passionnant et enrichissant", ce qui donne un pourcentage impressionnant de personnes appréciant leur métier (plus de 85 % !).

A partir de ces informations, dresser le portrait robot du professionnel de l'Info-doc s'avère plutôt aisé. On peut le décrire comme une personne qui apprécie énormément de se rendre utile auprès de son public, de participer à des projets d'avenir, mais apprécie beaucoup moins de gérer les données et d'assurer la conservation des documents. Le professionnel de l'Info-Doc est un intellectuel qui se passionne pour son métier. La contrepartie de ce plaisir à travailler est que ce professionnel est plutôt mal rémunéré !

Source : cepid, 4 septembre 2006.

MANAGEMENT DE L'INFO : LES ENJEUX POUR L'ENTREPRISE

Une exigence de professionnalisme au service du développement des hommes et des entreprises

Toutes les entreprises ou organisations doivent faire face à la nécessité de disposer en permanence d'informations utiles et fiables émanant de sources diverses, internes ou externes. La mobilisation, le traitement et l'exploitation d'informations pertinentes correspondent à plusieurs besoins vitaux allant de la préparation des décisions stratégiques à l'appui apporté aux activités du quotidien, en passant par le développement des connaissances et des compétences des personnes ou encore la préservation et la promotion du patrimoine info-documentaire et finalement à la pérennisation des valeurs fondamentales des entités concernées.

L'information, on en a besoin, c'est certain, mais ça ne s'improvise pas

Cette démarche informationnelle est assez naturelle et les divers groupes humains ont de tous temps réussi à mettre en place des dispositifs appropriés pour gérer efficacement leur information et documentation, dispositifs basés sur le recours à de multiples instruments, procédures et compétences.

Ce que l'on désigne désormais à travers le vocable "Management de l'information", c'est, pour une entreprise ou organisation donnée, cette volonté managériale, cette capacité organisationnelle et ce savoir-faire professionnel relatifs à la maîtrise de l'information et documentation. Le Management de l'information peut encore être défini comme l'ensemble des dispositifs, procédures, savoirs et savoir-faire qu'une entité peut et doit mobiliser pour rendre plus efficace la mise à disposition d'informations appropriées aux individus et aux groupes concernés.

Le Management de l'information consiste en la mobilisation de ressources variées constituant plusieurs facettes d'une même préoccupation, s'informer pour agir et progresser.

       

L'information, c'est multiforme, sans fin, mais surtout très riche

Ce sont d'abord et avant tout des informations, c'est-à-dire des données factuelles ou analyses de telles données, des opinions, des regards sur les hommes, les choses, le monde; ces informations n'ont d'intérêt que dans leur échange ou partage dynamique au service du progrès.

Ce sont également des documents, traditionnels (articles de journaux, livres, rapports, photographies, etc.) ou désormais numériques (pages web, bases de données, messages électroniques, etc.); les documents et la documentation constituent la trace concrète, visible de l'échange d'informations et nécessitent des compétences spécifiques pour optimiser la gestion des flux et des stocks.

Ce sont enfin, et de plus en plus, des connaissances, des modèles et lois d'interprétation du réel, c'est-à-dire des prises de recul par rapport à l'agitation informationnelle; ces connaissances parfois explicites et tracées sont plus souvent implicites, fugaces et constituent désormais l'objet principal de préoccupation des entreprises ou organisations ("knowledge management").

Ces diverses ressources de natures et de formes diverses sont désormais "inépuisables" en raison de la puissance des technologies numériques qui permettent l'accès délocalisé à des millions et des millions de sources de par le monde. Elles sont aussi de plus en plus inter-reliées, formant à tout moment de nouvelles grappes d'interprétations des choses du monde. Face à cette situation souvent perçue comme inquiétante, deux illusions sont à éviter: d'une part celle d'un approche purement brownienne des flux d'information et documentation conduisant inéluctablement à une certaine forme d'anarchie ou bidonvillisation du dispositif informationnel global, d'autre part, et à l'opposé, celle d'une démarche technocratique d'une gestion de l'information voulant figer dans le marbre (numérique), de façon rigide, hiérarchique, tout ce qui est utile à l'entreprise. Un Management de l'information efficace réside plutôt dans une combinaison de solutions différentes (organisationnelles, technologiques, humaines, professionnelles, etc.) avec le souci d'une cohérence globale.

       

L'information, Monsieur Jourdain aurait pu y penser, mais ce n'est pas très pro…

Le recours délibéré à des compétences professionnelles spécifiques est à l'évidence l'une des clés essentielles de réussite en matière de Management de l'information. Trop souvent, prévaut malheureusement l'idée que la gestion de l'information, c'est l'affaire de tout un chacun et qu'il n'est pas nécessaire de s'organiser collectivement pour cela. On sait les échecs d'une telle approche: inefficacité globale, gaspillage des ressources, absence de réel partage de l'information, oubli de la capitalisation des pratiques informationnelles, etc. Même s'il n'est pas démontré de façon rigoureuse qu'un Management professionnel de l'information permet de réduire les coûts, de créer de la valeur, de gagner des parts de marchés, il est par contre aisé de constater la demande permanente, forte, des responsables des entreprises pour rechercher des solutions, échecs aidant, à leur problème de mauvaise gestion de leurs ressources informationnelles.

Le plus professionnel, ou la reconnaissance de la valeur ajoutée

La valeur ajoutée d'une approche professionnelle du Management de l'information réside principalement dans la plus grande efficacité apportée à l'obtention et la mise à disposition des informations utiles avec des effets notables sur la qualité des produits ou services offerts, sur la maîtrise des coûts, sur la réduction des délais des projets, sur la connaissance plus rigoureuse de la concurrence et la maîtrise des risques de toutes natures et d'une manière générale sur le développement des savoirs et savoir-faire avec une bonne perception des évolutions des environnements technologiques, économiques, juridiques, sociologiques ou culturels.

Plus encore, cette valeur ajoutée de l'approche professionnelle du Management de l'information se caractérise aujourd'hui par une capacité à bien identifier les sources et ressources pertinentes et fiables dans une jungle informationnelle toujours plus complexe. Elle se caractérise aussi par un apport substantiel en matière d'orientation, de guidage vers ce qui est essentiel (sélection de l'information, construction de cheminements sûrs, etc.). Elle est encore évidente à travers la démarche de confiance qu'elle instaure, à travers la pérennisation des pratiques, des sources, des procédures, à travers le souci de transversalité qui facilite le partage de l'information utile au sein de l'entreprise ou organisation (avec notamment un souci de valider les langages de spécialité de celle-ci).

Les professionnels qui interviennent dans le Management de l'information peuvent avoir des origines et des formations variées mais de plus en plus le niveau de qualification nécessaire augmente. De nombreuses formations initiales à tous niveaux permettent de disposer de professionnels très bien formés. Par ailleurs, la profession a su mettre en place un dispositif de formation continue performant ainsi qu'une démarche de certification de compétences aujourd'hui étendue au plan européen.

       

Les multiples facettes des métiers du Management de l'information

Mais qui sont ces professionnels du Management de l'information? Traditionnellement, et très largement encore aujourd'hui, ce sont des documentalistes dont le métier, les compétences et les pratiques ont profondément évolué au cours des deux dernières décennies. Mais de plus en plus, ce sont des professionnels aux profils très variés, aux missions de plus en plus diversifiées. On trouve donc des veilleurs et autres spécialistes de l'intelligence économique, des "recherchistes" et des courtiers en information, des "référenceurs", des producteurs de bases de données, des médiathécaires, des "knowledge managers", des "records managers", des webmasters (ou webmaistres), etc., sans parler de professionnels traditionnellement assez proches des documentalistes comme les archivistes et les bibliothécaires spécialisés. Tous ces professionnels, quelle que soit l'appellation retenue, interviennent sur les flux et les stocks d'informations, de documents et/ou de connaissances selon des méthodologies appropriées et toujours en cherchant à répondre au mieux aux besoins variés de clientèles très diversifiées.

Il peut s'avérer utile de préciser ici que ces professionnels du Management de l'information sont amenés à travailler de façon étroite avec d'autres acteurs de l'entreprise avec lesquels des interférences peuvent se produire.

Mais à ne pas confondre avec…

En tout premier lieu, on peut mentionner les informaticiens ou responsables des systèmes d'information. Ce sont des experts concepteurs, développeurs et gestionnaires des infrastructures et solutions techniques, permettant la circulation et le partage de l'information.

Les professionnels du Management de l'information sont de plus en plus amenés à coopérer de façon étroite avec les spécialistes de l'informatique (mise en place de bases de données partagées ou de plates-formes Internet ou intranet, etc.), mais ils ou elles auront toujours le souci de rester sur leur terrain, c'est-à-dire celui de la connaissance des sources et de la mise à disposition de ressources sélectionnées pour répondre à des besoins d'information ou de connaissance.

Aux marges du domaine d'intervention des professionnels du Management de l'information, on trouve un autre territoire professionnel, celui de la communication. Des interférences peuvent aussi exister (notamment dans certaines institutions pour lesquelles la mise à disposition d'information peut s'apparenter à une démarche de communication), mais de façon générale, on est bien en face de deux missions assez différentes avec des approches professionnelles spécifiques.

On pourrait encore indiquer de possibles zones de recouvrement de compétences (selon les contextes) avec des analystes économiques, juridiques ou financiers, avec des journalistes ou encore avec des formateurs, etc.

Question de confiance en quelque sorte

Pour conclure, on peut dire que le Management de l'information est une nouvelle exigence pour l'entreprise et pour l'organisation, exigence qui repose sur la nécessité de répondre, de façon efficace, pérenne et collective, à des besoins de plus en plus complexes et qui s'appuie sur des coopérations fertiles entre différentes parties prenantes. Ce Management de l'information implique désormais le recours à un professionnalisme solide et responsable comme l'affirme de façon claire la Charte de l'ADBS, l'Association des professionnels de l'information et de la documentation. Il ne peut se développer enfin sans une volonté politique lucide et audacieuse de la direction de l'entreprise ou organisation dans le contexte d'une société de l'information qui donne désormais la priorité à la dynamique des connaissances.

Article de Jean MICHEL, Président du Comité Directeur de la Certification ADBS

LES DOCUMENTALISTES SONT DES ABEILLES

Témoignages de professionnels :

Le regard de l'entomologiste Michel Launois sur les documentalistes

(Source : ADBS, Janvier 2006)

Pour Michel Launois, les documentalistes sont des abeilles…

Travaillant avec Georgette Charbonnier, première eurocertifiée ADBS, Michel Launois, au CIRAD de Montpellier, souligne le rôle fondamental du documentaliste pour un scientifique.

"Aucun service automatique ne remplace une telle qualité d'attention."

Docteur en biologie animale, entomologiste spécialisé en acridologie (Science des insectes "orthoptères", sauterelles et criquets), Michel Launois est connu et reconnu dans le monde entier pour ses travaux de recherche, de surveillance, d'information et de formation autour des problèmes créés par les criquets ravageurs. Ennemi de toute "rétention du savoir", ce scientifique de terrain, généreux et passionné, est animé par le désir de faire rayonner la connaissance "de celui qui sait à celui qui ne sait pas".

À Montpellier, au Centre de coopération internationale, qui a pour vocation la valorisation pédagogique des savoirs scientifiques et techniques, il a créé une collection ("Les savoirs partagés") autour d'un concept original, le "compilivre" Compilivre ( livre que l'on peut déplier "en accordéon". Consultable comme un livre sans fin ou dépliable pour un affichage en fresque murale (12 m de long !)) : les ouvrages connaissent un franc succès.

À travers l'évocation de sa collaboration avec Georgette Charbonnier, ingénieur documentaliste eurocertifiée, Michel Launois parle, avec un enthousiasme quasi lyrique, du rôle fondamental du documentaliste, qu'il compare joliment à une abeille...

Q : Comment avez-vous accompagné Georgette Charbonnier pendant son eurocertification et quel regard portez-vous sur cette procédure ?

J'ai d'abord apprécié cette prise de risque. C'est une démarche courageuse : tout le monde n'accepte pas si facilement de se faire juger. Dans la procédure elle-même, j'apprécie la rigueur de l'instruction, qui ne repose pas sur des appréciations subjectives, mais sur des "pièces" concrètes. Georgette Charbonnier m'accompagne de manière magistrale dans mon travail. Je suis heureux qu'elle ait obtenu cette labellisation de la part d'un corps référent.

Q : Quel est l'apport, pour un scientifique engagé dans une médiatisation des savoirs, comme vous, d'une documentaliste telle que Georgette Charbonnier ?

Cet apport est tout sauf marginal, il est fondamental, vital. Elle ne se contente pas de m'aider par sa maîtrise d'outils professionnels affutés : elle s'engage de façon organique et partage mon univers mental. Son esprit aventureux, sa subtilité, sa rigueur et son talent pour la synthèse en font une auxiliaire infiniment précieuse.

Regardez, dans la ruche, l'ouvrière butineuse : volant de fleur en fleur, elle circule sans relâche, explore les buissons, détecte les parfums, repère les sources de pollen ou de nectar, les examine, en prélève des échantillons, puis, après une danse rituelle et codifiée pour en indiquer à ses collègues la direction et la distance, nourrit la reine et entretient les petits... Georgette Charbonnier est pour notre équipe une abeille mellifique… Et je souhaiterais que d'autres documentalistes s'inspirent de cette image.

Parce qu'elle sait les écouter avec intelligence et courtoisie, elle parvient à apprivoiser ces animaux un peu sauvages, sortes de "zèbres" si j'ose dire, que sont les scientifiques. En faisant le lien entre détenteurs de savoirs et apprenants, elle leur rend un vrai service. En effet, à partir d'un témoignage ou d'un exposé brut, elle va affiner le contexte, glaner des illustrations, faire les liens avec d'autres chercheurs, d'autres praticiens, compléter le paysage par d'autres points de vue.

Imprégnée des contenus, elle sait aussi proposer de nouvelles pistes. Extraction, filtrage, polissage... Patiemment, elle fait sortir la pépite de sa gangue. Sans en diminuer la portée : il ne s'agit pas de "dégriffer" les connaissances ! Un de nos exercices les plus importants consiste à créer des "grains de savoir". Il s'agit de réduire une page de document en sept ou huit lignes dont on ne peut rien retirer sans dénaturer le contenu. Bref, à produire un nutriment pédagogique de haute tenue, validé et accessible, semblable à de la gelée royale...

Forts de notre collaboration, nous contribuons à l'irradiation de savoirs scientifiques et praticiens. Et cela, parce qu'entre nous, s'est établi un mode de coopération si fertile que l'on peut parler d'une création intellectuelle commune, à mi-chemin entre communication et création. Engagés dans une "réimagination" du monde, nous réalisons des ouvrages qui ouvrent un marché immense de curiosité, véritables sources de jouvence pour les chercheurs et pour la science en général. Ces ouvrages, je ne pourrais pas les réaliser seul. C'est pourquoi je tiens absolument à voir reconnues les contributions de Georgette Charbonnier : son nom figure dans toutes les productions de notre équipe, tout comme celui de notre prototypiste, dont la faculté d'intuition est également essentielle.

Q : Cet exemple de collaboration réussie peut-il inspirer d'autres documentalistes ?

Je l'espère. On a trop souvent une perception minimaliste de ce que l'on peut demander aux documentalistes. Il faut "déplafonner" leur contribution, leur donner des respirations, davantage d'autonomie. Je trouve regrettable de travailler avec eux de façon distanciée, segmentée, confinée, mécanisée parfois. L'avenir, c'est la mutualisation des compétences.

En science, on demande de plus en plus au chercheur de devenir son propre documentaliste. Comme s'il suffisait d'un logiciel de recherche. Sans compter qu'un chercheur perd sa qualité de chercheur à se consacrer à des travaux d'appui connexes.

Les documentalistes, s'ils s'ouvrent à cette espèce d'actionnariat militant et intellectuel que représente la collaboration avec un scientifique, par exemple, contribuent à part entière à la transformation de la matière, à la création de valeur ajoutée. Compte tenu de la diversité croissante des sources, on aura toujours besoin de gens de ce niveau intellectuel et humain : aucun service automatique ne remplace une telle qualité d'attention.

LES QUALITES PROFESSIONNELLES DU DOCUMENTALISTE

Le professionnel de l'I-D, pour être performant, doit réunir un certain nombre de qualités : efficacité et professionnalisme (I) grâce à un savoir-faire indispensable en termes de recherche, traitement et diffusion de l'information, des compétences en management (II) pour la gestion, la communication et le marketing, et enfin, des capacités de flexibilité et d'adaptabilité (III) qui s'avèrent nécessaires dans un monde extrêmement mouvant.

I. EFFICACITÉ ET PROFESSIONNALISME

Tout d'abord, il sera capable de maîtriser les méthodes de traitement intellectuel de l'information. Cette caractéristique permet de mettre en valeur l'information collectée, pour le plus grand intérêt de l'entreprise concernée.

Ainsi, il convient de mettre en place des méthodes de recherche systématique. La connaissance des langages d'interrogation qui varient selon les logiciels et moteurs de recherche utilisés constitue un plus en termes d'efficacité.

Les salariés d'une entreprise, s'ils ne maîtrisent que rarement la méthodologie de recherche d'information, n'ont pas beaucoup de temps à consacrer à ce genre de manipulations. Par ailleurs, puisque le temps, c'est de l'argent, l'entreprise gagnera à utiliser les services de personnes compétentes dans la recherche d'informations pertinentes.

Une fois l'information trouvée, il convient d'opérer un tri afin de sélectionner les données véritablement utiles pour l'entreprise. Le professionnel de l'I-D est alors capable d'apporter de la rigueur dans le traitement tout en prenant des précautions fondamentales dans la validation de l'information.

Face à l'inflation informationnelle, il paraît nécessaire de savoir évaluer le contenu de ces données afin de n'en retenir que les plus pertinentes.

Enfin, avant de diffuser l'information au sein de l'entreprise, le professionnel de l'I-D a conscience du rôle didactique et pédagogique que cela suppose. Grâce à son esprit de synthèse, celui-ci sera capable de restituer l'information, de façon simple et compréhensible, à tous les collaborateurs.

II. DES COMPÉTENCES EN MANAGEMENT

Alors que le coût d'élaboration d'un fichier manuel était souvent peu apparent, le matériel informatique nécessaire à l'automatisation d'un catalogue figure clairement dans le budget de l'entreprise.

Le souci de rentabilité conduit aujourd'hui les responsables financiers à contrôler de très près les dépenses effectuées par chaque service. Des connaissances de gestion sont indispensables afin de maîtriser les coûts de fonctionnement de son service. "…Monter aujourd'hui une banque de données pour le plaisir d'avoir un outil bien conçu et performant ne présente aucun intérêt si cette banque, réalisée à grands frais, est interrogée par trois utilisateurs tous les six mois. En d'autres termes, l'art pour l'art n'a pas sa place en documentation. "

A côté des questions de budget, il faut envisager d'assurer la gestion de l'équipe ainsi que le développement de produits et/ou de services. La conduite de projet doit alors aboutir à la conception de produits ou de prestations, adaptés à la demande des utilisateurs.

La profession est la plus à même d'avoir une approche stratégique ou globale d'un projet relatif aux enjeux informationnels de l'entreprise et de percevoir la complexité d'une situation, évitant alors les erreurs et trouvant les solutions originales adaptées à la situation.

Enfin, le marketing et la communication entrent aussi dans les compétences du professionnel de l'I-D. Ce dernier se doit, en effet, d'inscrire la gestion de son service dans la durée.

En s'appuyant sur un plan marketing, le service d'accès à l'information verra sa pérennité assurée.

Quant à sa visibilité, il est indispensable de l'accroître grâce à une stratégie de communication qui pourra utiliser tous les supports d'information, présents dans l'entreprise.

III. FLEXIBILITÉ ET ADAPTABILITÉ

Les exigences sont, aujourd'hui, de plus en plus fortes dans le monde de l'entreprise.

Des professionnels recrutés, on exige qu'ils aient les compétences requises et qu'ils sachent s'adapter en permanence à de nouveaux contextes économiques, techniques ou socio-culturels. La réactivité du professionnel face à ces changements fréquents doit être au rendez-vous.

Le professionnel de l'I-D a été amené à approfondir ses connaissances sur l'outil informatique. Ce dernier est dorénavant incontournable et il serait suicidaire de l'ignorer. Ainsi, des outils de plus en plus performants permettent à notre profession de s'épanouir par l'intermédiaire d'hommes libérés de certaines tâches matérielles.

Si l'informatique permet d'accélérer le processus de traitement technique de l'information, le professionnel de l'I-D peut se concentrer un peu plus sur le traitement intellectuel de celle-ci. Utiliser l'informatique n'est pas être informaticien mais " la documentation doit être absolument maîtresse, culturellement et techniquement, de son outil informatique, suivre ses évolutions et les anticiper. " Cette démarche a été entreprise depuis déjà un certain temps par les plus dynamiques de la profession.

Article de Fabrice Molinaro (Source : Défidoc, janvier 2004).

FONCTION DOCUMENTAIRE : DES MISSIONS ESSENTIELLES

Après la mise en place prioritaire de moyens pour canaliser l'explosion de l'information, s’est progressivement développée une vision instrumentale de notre profession alors que celle-ci possède une réelle spécificité fonctionnelle (I). Selon le contexte dans lequel il évolue, le professionnel de l'I-D entretient des rapports extrêmement variés avec l'information (II).

I. UNE SPÉCIFICITÉ FONCTIONNELLE

La documentation est apparue à un moment où la société devait affronter une explosion de l'information sans précédent. Il s'agit donc d'une véritable réaction destinée à guider les individus dans ces nouveaux gisements informationnels.

Pour P.Otlet, " les buts de la documentation organisée consistent à pouvoir offrir sur tout ordre de fait et de connaissance des informations documentées : 1° universelles quant à leur objet, 2° sûres et vraies, 3° complètes, 4° rapides, 5° à jour, 6° faciles à obtenir, 7° réunies d'avance et prêtes à être communiquées, 8° mises à la disposition du plus grand nombre. ".

Le point de vue de l'utilisateur marque donc le point de départ de cette démarche, la fonction primordiale de la documentation demeurant la diffusion de l'information.

A ce défi de l'explosion de l'information, la documentation répond donc rapidement par ses méthodes et ses moyens. Mais, on en vient vite à lui attribuer une spécificité technique en identifiant simplement la profession à la fameuse chaîne documentaire : collecte-traitement-diffusion.

Cette perception a favorisé le développement d'une conscience instrumentale de notre métier aux dépens d'une vision pleinement fonctionnelle. Dès lors, certains n'hésitent pas à prédire la fin prochaine de notre profession, provoquée par les progrès technologiques.

Toutefois, selon Marie-France Blanquet, " si nous donnons à la documentation une seule fonction technique, tout le savoir et le savoir-faire sur lesquels elle repose seront à plus ou moins brève échéance automatisés. (…) Toutes ces techniques que nous utilisons encore aujourd'hui seront dépassées demain. Elles sont encore valables à l'ère de l'artisanat documentaire. Elles disparaîtront à l'ère de l'industrie documentaire. Disparaissent aussi les savoirs et les savoir-faire documentaires comme ont disparu, avec l'électricité, les moulins à vent et les meuniers qui les faisaient tourner. Si, au contraire, nous voyons dans la documentation autre chose qu'une fonction technique de mémorisation, liée à des méthodes, à des outils, alors nous pouvons affirmer que les méthodes passent, les outils changent mais la fonction documentaire demeure.(…) La documentation repose essentiellement sur des facultés spécifiquement humaines. Pour mémoriser de l'information, il faut d'abord savoir la trouver, la sélectionner, l'évaluer ; cela demande créativité, curiosité, intelligence. Pour savoir distribuer l'information, il faut savoir s'adapter, comprendre ; et cela repose sur l'intelligence et l'intuition, facultés non encore automatisées ! "

Diverses démarches d'action peuvent ainsi être entreprises par les professionnels de l'I-D :

- La démarche service, tout d'abord, qui consiste à répondre aux besoins des utilisateurs. A côté de la diffusion de l'information, on trouve une autre fonction documentaire essentielle : la médiation. Il est certain qu'une des missions principales est d'assurer la mise en relation entre des demandeurs d'information et des ressources informationnelles. Cette médiation peut être directe, quand il y a contact avec l'utilisateur, ou bien indirecte, lorsqu'on intervient à travers un système préalablement élaboré. La veille, qui permet d'obtenir des informations pertinentes et utiles pour le bon fonctionnement de l'entreprise, représente aussi l'une des fonctions essentielles de notre profession.

- La démarche produit, pour sa part, se rapporte à la création ou à la distribution d'un produit documentaire. Cette fonction de production d'information exige de réunir un certain nombre de qualités : esprit de synthèse, sens de l'initiative, créativité… De la synthèse à la revue de presse, en passant par la mise en place d'un logiciel adapté à certains besoins, les produits documentaires pourront être très variés.

- La démarche pédagogique, enfin, qui correspond, entre autres, à la fonction formation des utilisateurs. Cette dernière peut englober tous les domaines touchant de près ou de loin à l'information. Ainsi, le professionnel de l'I-D sera amené à enseigner son savoir et savoir-faire au sujet des sources pertinentes d'information, aux outils documentaires et aux techniques de recherche.

II. UNE APPROCHE PLURIELLE DE L'INFORMATION

Le rapport avec l'information peut fortement varier selon le contexte professionnel.

Si la microdocumentation, c'est-à-dire " la recherche d'une information ou d'un document en réponse à une préoccupation donnée ", est la plus répandue, certains s'orientent plutôt vers la macrodocumentation. Celle-ci " pourrait se caractériser comme une vision satellitaire des stocks et flux d'information, et cela à l'échelle de la planète ou sur de longues périodes. (…) Cette macrodocumentation renvoie à des concepts de veille (stratégique, technologique, concurrentielle,…). Elle s'appuie sur des outils d'analyse statistique et probabiliste des flux d'information et plus particulièrement de bibliométrie, de scientométrie, d'infométrie. "

À l'information de retrouvage dont le principe consiste à collecter des documents, les traiter et les ranger de façon à les retrouver facilement dès que le besoin s'en fait sentir, s'oppose l'information de découverte. Dans ce cas, il s'agit de " partir de l'existence de gisements d'information et de documentation et [s'employer] à chercher à en faire sortir quelque chose sans connaître pour autant le mode de constitution de ces gisements. " Cette démarche de découverte peut par exemple se concrétiser par une navigation dans des systèmes hypertextuels d'information.

La gestion des flux d'information est mise en avant par les partisans du zéro stock. Les personnes communiquant sur l'Internet ou bien les techniciens échangeant des données formalisées à travers de l'EDI (échange de données informatisées) entrent dans cette catégorie. D'autres restent fidèles à la gestion des stocks qui consiste à accumuler des quantités de documents et d'informations au sein de l'entreprise. Toutefois, il paraît préférable de ne pas s'attarder sur cette dichotomie flux/stock, le principal étant la valorisation des gisements de connaissances. Il est, par ailleurs, possible de faire une distinction entre le stock structuré, où les documents ont été indexés et classés avant leur stockage, et le stock non structuré qui résulte d'une simple accumulation, sans aucun balisage ni repérage.

Le professionnel de l'I-D peut s'impliquer dans une intervention en amont, en participant à la création d'un document tel que revue de presse, revue des sommaires ou bien journal interne. En revanche, il lui arrive de participer à une intervention en aval lorsqu'un document doit être sauvegardé avant sa disparition.

Alors que certaines informations ont une vocation culturelle / sociale, d'autres remplissent plutôt une vocation stratégique. Dans ce cas, il s'agit de répondre aux préoccupations économiques et/ou politiques essentielles de l'entreprise.

S'il est possible de diffuser une information brute, c'est-à-dire non retravaillée et transmise telle quelle, on est plus souvent amené à offrir une information élaborée. Le but est alors d'apporter de la valeur ajoutée au contenu même de l'information ou sur les commentaires autour de celle-ci. En outre, l'information trouvée pourra être structurée, suivant par exemple la norme SGML (Standard Generalized Markup Language). Les documents trouvés sont alors construits de façon à faciliter le retrouvage. A l'inverse, on peut travailler sur une information non structurée qui tend à être prédominante sur le réseau des réseaux. On parle alors d'information circulante, ouverte et vivante.

Enfin, l'information et les documents traités peuvent venir du monde extérieur ou bien du patrimoine propre à l'entreprise. Il conviendra de gérer soit le patrimoine externe, soit le patrimoine interne, en concentrant ces deux tâches dans le cadre d'une globalisation fonctionnelle de l'information-connaissance au sein de l'entreprise. C'est, en effet, les mêmes techniques, les mêmes savoir-faire et les mêmes compétences qui sont requises pour traiter une base d'archives sous Notes et interroger un site Web extérieur.

Article de |cc| Fabrice Molinaro (source : ADBS, janvier 2004).

LA FONCTION DOCUMENTAIRE CONDAMNÉE À UN BRILLANT AVENIR

Les prolixes et fréquents débats sur le métier de documentaliste et son image, notamment sur la liste ADBS-Infos, laissent plus d’un professionnel perplexe. Ce type de sujet reparaît, tel les marronniers de la presse, à intervalle plus ou moins régulier, dans la profession. De par la charge affective qu’il véhicule, ce débat met en évidence la question de l’identité d’une profession en mal de reconnaissance. Mais les vraies questions, nous semble-t-il, ne sont pas posées. Pour les poser, il faudrait reprendre les choses à leur source et tenter de mettre un peu d’ordre dans des esprits prompts à l’amalgame. Ce texte propose quelques pistes de réflexion utiles aux professionnels et aux apprentis professionnels que sont les élèves des écoles de documentation.

Vous avez dit documentaliste ?

Assez de querelles sur ce nom et sur son image poussiéreuse. Tout, et même son contraire, se dit là-dessus, depuis vingt ans. Pour mettre tout le monde d’accord, dans un premier temps, clamons que peu importe le nom : c’est ce qu’on met derrière qui importe. En d’autres termes, on ne change pas la mentalité d’une profession et de ses clients en changeant de nom, au risque de diluer l’image qu’il véhicule encore. Par ailleurs, on ne change pas le nom d’une profession par décret ; cela se fait naturellement ; cf. les secrétaires devenues aujourd’hui des assistantes, sans soubresauts majeurs.

Remettre quelques idées en place

Sur le terrain des noms du métier toujours, quant à leur multiplicité cette fois, les documentalistes ignoreraient-ils la linguistique et les thésaurus ? Ne peut-on considérer comme terme générique le mot documentaliste, sous lequel viennent se ranger les autres appellations comme autant de termes spécifiques ? Nul n’a jamais contesté l’appellation générique d’informaticien, qui pourtant couvre tous les métiers du secteur, de l’ancien perfo-vérificateur de base au directeur général informatique, en passant par l’analyste programmeur, le développeur, l’ingénieur informaticien, etc. C’est là que nous suggérons un peu d’ordre dans les esprits. Il ne faudrait d’ailleurs pas mêler les notions de profession, de métier, de poste et d’emploi, surtout si l’on prétend, par ailleurs, exercer sa mission documentaire avec rigueur ! Or, parmi les appellations citées dans les débats, on trouve en général un peu de tout, indistinctement.

Les besoins des entreprises

Pas un instant, dans les débats observés depuis quelques années n’a été évoqué la question pourtant cruciale, des besoins des entreprises, utilisatrices de nos professions. Il est pourtant absolument évident que c’est la seule vraie question. Le jour où les documentalistes rendront aux entreprises tous les services qui entrent dans leurs compétences, on cessera de trépigner pour se « faire reconnaître » : on s’imposera, tout simplement parce qu’on sera non seulement utiles, mais indispensables. Le prestige dont jouissent les informaticiens est là pour nous le montrer.

Mais alors, quels peuvent bien être ces mystérieux besoins auxquels notre métier ne répondrait pas. Ceux-ci sont connus, décrits depuis près de dix ans (cf. bibliographie). Nous nous bornons à les lister ici :

• Besoins de gestion documentaire pure et dure : la GED a été investie par les informaticiens et les ingénieurs. Elle revenait aux documentalistes, pour des raisons que nous avons expliquées ailleurs (cf. bibliographie).
• Besoins en gestion de l’information interne : les documentalistes se cantonnent, sauf exceptions, à la documentation externe à l’entreprise. Mais quelle honte y a-t-il à gérer la documentation technique d’un moteur d’avion ou les contrats type de l’entreprise ? Et ce genre d’enjeu, directement productif, est très valorisant pour ceux qui le gèrent. Or les techniques de traitement de l’information étant les mêmes, les documentalistes sont tout à fait armés pour cela. Mais dans la plupart des cas, ils ne sont pas présents sur ces terrains.
• Besoins en administration technique de l’information : l’informatique documentaire est aujourd’hui dépassée par tous les systèmes de gestion avancés : moteurs de recherche linguistiques, groupware, workflow, intranet, bases Notes, qui font partie intégrante de notre champ d’activité. Il est fondamental qu’un bon professionnel soit formé à toutes ces techniques, et, soit les maîtrise, soit puisse être suffisamment formé pour pouvoir diriger des processus en collaboration avec les informaticiens.
• Besoins d’administration des connaissances dans l’entreprise : le besoin fondamental qui anime celui qui sort de son bureau pour se rendre au service de documentation ou qui le propulse sur Internet n’est pas comme on le dit tout le temps le besoin d’information, mais celui d’accroître ses connaissances. L’information n’a d’intérêt que par la connaissance qu’elle véhicule. Les bases de connaissances sont donc l’avenir de la documentation et le management des connaissances est l’enjeu fondamental de ce début de siècle dans les entreprises. C’est presque une révolution copernicienne, un changement d’espace mental qui s’opère là et qu’on n’a pas encore saisi comme tel. Or sur ce terrain aussi, les documentalistes bien formés sont les mieux à même d’exercer ces fonctions de direction des opérations en matière de ce que les anglo-saxons nomment Knowledge management ou KM et dont nous préférons utiliser la traduction française.

Paradoxes et raisons d’espérer

Nous sommes entrés, depuis une ou deux décennies déjà, dans cette société de l’information, où l’essentiel de la valeur marchande est l’information. Il est bien évident que s’ils savent s’y prendre (en termes de marketing notamment et d’affirmation professionnelle de soi) les documentalistes disposent d’un pont d’or. Les enjeux, encore plus formidables, de management des connaissances leur offre un tremplin de rêve. Les lamentations sur le sort de la profession sont donc hors de saison et tous les professionnels qui y croient peuvent s’attaquer avec enthousiasme à ces nouveaux créneaux.

Article de Didier Frochot (Source : Défidoc, mars 2004).

Le métier de cyberdocumentaliste

Tout d'abord, quelques définitions (source : ADBS)

Cyberthécaire ou cyberdocumentaliste.
Chargé de recherche d'information et documentation spécialisé dans les sources disponibles sur Internet.

Documentaliste (généraliste)
Met à la disposition des demandeurs d'informations ou des utilisateurs potentiels (sur demande ou de sa propre initiative) les documents, extraits de documents ou données, conceptuelles ou factuelles, satisfaisant leurs besoins d'information, à un coût et dans des délais raisonnables. Assure pour cela la constitution et la maintenance d'un fonds documentaire et des outils de recherche adaptés.

Veilleur-documentaliste
Alimente les décideurs d'une entreprise en informations sélectionnées et traitées en vue de les alerter sur l'évolution de l'environnement (technique, concurrentiel, économique, réglementaire, etc.) de l'entreprise et de les aider dans leurs prises de décision.

Le métier de documentaliste subit de grands changements ces dernières années, surtout depuis l'essor de l'informatique et d'internet....en effet, de nouveaux métiers surgissent tels que Cyberdoc ou veilleur, pour ne siter que ceux qui m'intéressent...

La France doit donc se réveiller (et oui nous avons encore 10 ans de retard par rapport à l'Amérique du Nord ou aux anglo-saxons !) et comprendre que le travail du doc d'entreprise et ses recherches sont, non seulement utiles mais fondamentales à la survie d'une entreprise qui se veut "être dans le vent" et perdurer...

A nous, la jeune génération de doc de faire évoluer les choses !